Fatturazione elettronica, come affrontarla e con che gestionale?

La fatturazione elettronica è ufficialmente partita, il Governo ha anche confermato che ci sarà un periodo di sei mesi nei quali non verranno sanzionati eventuali ritardi o errori nella gestione della fatturazione elettronica.

Come funziona?

Ora ti spiegherò come funziona la fattura elettronica, quali sono le soluzioni e come affrontarla al meglio.

Chi riceverà le fatture elettroniche? Tutti riceveranno le fatture elettroniche. Persino i privati.
Nel caso dei privati andranno a finire nel loro cassetto fiscale (puoi trovare maggiori informazioni qui: Agenzia delle Entrate – Cassetto Fiscale)
Nel caso dei possessori di partita IVA, invece, verranno depositate sul portale SdI (Sistema di Interscambio).
Quindi, spero che sia chiaro che non puoi evitare di avere a che fare con la fatturazione elettronica e, soprattutto, chi non emette fattura elettronica non è legalmente a posto con il fisco, in quanto è come se non stesse fatturando e la sua attività è equiparabile a lavoro nero!

Chi deve attivare la fatturazione elettronica?

Gli esclusi dall’emissione della fattura elettronica saranno le partite IVA nel regime dei minimi e nel forfettario, così come i contribuenti che fanno solo scontrini e fatture fiscali: per questi ultimi l’obbligo scatterà dal 1° luglio 2019 (solo per i grandi operatori) e dal 1° gennaio 2020 (tutti gli altri).
Senza contare le esclusioni discusse di recente in Parlamento, nelle quali rientrano medici e farmacisti per problemi legati alla privacy, ma anche le associazioni sportive dilettantistiche con soglia reddituale fissata a meno di 65.000 euro.
Gli esclusi, quindi, continueranno ad emettere la classica fattura cartacea proprio come hanno fatto finora. Questo però vale solo per le emissioni, in quanto anche i soggetti esenti riceveranno le fatture elettroniche.

Come ricevere le fatture elettroniche

Le fatture elettroniche si possono ricevere sostanzialmente in due modi:

• tramite PEC
• tramite codice destinatario

Mi spiego meglio, tranquillo.
Se hai un indirizzo PEC fornito da Aruba, quando riceverai una mail con allegato una fattura elettronica, il sistema ti permetterà di vederla in un formato leggibile.
Questo ti agevolerà nel registrarla e pagarla: fatto questo, ti basterà inoltrare la mail al tuo commercialista ed il gioco è fatto. La fatturazione elettronica, quindi, non sembra essere niente di complicato. Ma c’è un ma.
Questo è un sistema comodo solo se ricevi poche fatture.

Il secondo metodo, invece, è quello che ti consiglio. Il codice destinatario puoi richiederlo all’agenzia delle entrate oppure, se hai un gestionale, ti verrà rilasciato dal gestionale stesso.
Questo cosa comporta? Semplicemente che tutte le fatture ti verranno recapitate sul Sistema di Interscambio e tu (ed il tuo commercialista) potrete vederle tutte in ordine ed in tempo reale, senza perdere tempo a spulciare ogni volta le mail nella PEC.
Come sono fatte le fatture elettroniche?

In questo articolo “Fatturazione elettronica: cosa fare e come funziona?” ti ho spiegato come sono fatte (se non lo hai letto, dacci un’occhiata così vedrai anche com’è fatta una fattura elettronica).
Proprio il fatto che non siano di facile interpretazione, rende essenziale l’utilizzo di un interprete.
Io, ovviamente, sono qui per darti come sempre delle soluzioni semplici, efficaci e che non ti facciano perdere del tempo.
Per questo, però, devo prima mostrarti come stanno i fatti. Quindi vai a vedere com’è fatta questa fattura elettronica, così capirai il cuore del probelma.

Fatturazione elettronica: la conservazione dei documenti

Le fatture elettroniche che invii, vanno conservate, un po’ come succedeva con le fatture normali.
In questo caso, essendo appunto fatture elettroniche, vanno conservate in modo che sia garantita l’inalterabilità del file.
Per fare questo, non bastano i sistemi che hai in azienda e sarebbe antieconomico averli. Per questo ci sono servizi a pagamento, ma anche gratuiti per conservarle.
Il migliore, a mio avviso, è proprio quello fornito dall’Agenzia delle Entrate.
Attivando questo metodo di conservazione sostitutiva, l’Agenzia delle Entrate si farà carico di conservare ad-hoc le fatture per te nei prossimi 10 anni. E lo faranno gratis.

Ci sono molte soluzioni, quale scegliere?

In questi mesi ne ho sentite di tutti i colori! Ci sono commercialisti che si fanno pagare un tot a fattura elettronica, altri che forniscono al cliente un sistema già bello che pronto per emettere e ricevere le fatture elettroniche, fino a commercialisti che non si curano minimamente di questo aspetto per i loro clienti!
Io sono un tecnico, non sono un commercialista, quindi ti darò il mio punto di vista.

Come sai, mi piacciono le soluzioni semplici. Quelle che risolvono il problema definitivamente nel breve, medio e lungo termine.
Quindi farò una valutazione oggettiva.
Molti dei miei clienti, hanno scelto di appoggiarsi al loro commercialista (scelta comunque non sbagliata, ci mancherebbe).
Il loro commercialista, per qualche centinaio di euro in più all’anno oltre alla normale parcella, fornisce un sistema per creare le fatture.
Questo sistema, una volta creata la fattura, la converte in XML (il formato della fattura elettronica), la firma digitalmente e la carica sul SdI.
Ovviamente viene fornito al cliente anche un codice identificativo, in questo modo il sistema del commercialista può ricevere le fatture per il cliente.
Mentre fa tutte queste meraviglie, il sistema del commercialista, registra già tutte le fatture (in entrata ed in uscita) sui sistemi del commercialista in modo che sia agevolato nel tenere la contabilità.
Bello vero? Effettivamente è davvero bello.

Però c’è un però!

I miei clienti erano soddisfatti quando mi raccontavano di tutte queste meraviglie (ed effettivamente avevano ragione).
Però, sai come ragiono, io sono terra terra e penso ai problemi senza farmi troppo abbindolare dalle cose che luccicano.
Così mi sono chiesto (ed ho chiesto ai miei clienti): “Ma se un domani cambiassi commercialista?”.
Per le fatture ricevute, nessun problema, il nuovo commercialista se le scaricherà tutte dal Sistema di Interscambio, ma quelle inviate?
Esatto, sono nel sistema proprietario del vecchio commercialista. Che dovrebbe esportare tutte le fatture, per poi inviarle al nuovo commercialista.
Non dico che non lo farebbe, è obbligato! Ma quanto potrebbe tirarla per le lunghe con scuse banali del tipo “eh, deve venire il sistemista per l’export”, “sai… in questi sistemi integrati ci sono procedure particolari che non posso fare io, ma devo aspettare il tecnico” e così via.
Quindi, siccome nella vita tutto è possibile, io metto sempre la pulce nell’orecchio.
Sicuro che vuoi affidarti ad un (seppur ottimo) sistema proprietario? Non preferiresti invece tutta la comodità del sistema che ti ho descritto prima, ma che sia svincolato dal commercialista? Che sia sui tuoi sistemi? Che non dipenda da nulla e da nessuno?
Immagino già la tua risposta, per questo ti consiglierò sempre di mettere un gestionale.

Quali vantaggi?

Il gestionale ha i seguenti vantaggi:

• ti fornisce un codice univoco per riceve le fatture
• riceve per te le fatture
• genera le tue fatture rapidamente, le converte in xml, le firma, le invia al SdI e le conserva per te
• le condivide in tempo reale con il commercialista (sia le inviate che le ricevute)

L’unica cosa che basta fare è investire in un sistema di backup per salvare i tuoi dati ed il database del gestionale, cosa che dovresti comunque fare anche se non ti appoggi ad un gestionale, quindi come vedi nessun costo extra.
Il gestionale, inoltre non ha un costo annuale ma una tantum.
In soldoni, è la scelta oggettivamente più conveniente.

Il Backup

Ovviamente la scelta spetta a te, sia che ti affidi al commercialista o che tu scelga un gestionale otterrai comunque una fattura elettronica.
Ciò che non puoi controllare, invece, è la perdita di dati a cui sei soggetto senza un sistema che salvi in automatico i tuoi dati.
Se ti appoggi al commercialista (e se lui ha un sistema di backup) dovresti essere al sicuro per le fatture inviate e ricevute.
Però i file sui quali lavori quotidianamente, sono sempre esposti al rischio di un guasto, di una cancellazione fortuita o di un qualche stramaledetto ransomware.

L’unica soluzione è dotarsi di un Sistema di Backup che svolga tutto il lavoro per te. Come sempre, ti invito a lasciare un commento qui sotto ed a seguirmi sulla mia pagina Facebook : Erik Goi – Sistemi di Backup.

Se invece vuoi una consulenza a 360° per verificare che il tuo attuale sistema di backup  e la tua rete non siano vulnerabili ad attacchi od a perdite di dati richiedi la consulenza approfondita!